В этой статье мы постараемся указать аспекты в организации мероприятий, на которые стоит обратить внимание чтобы эффективно потратить каждую гривну. Уверены, что эта выдержка будет полезна организаторам-новичкам, которые планируют незабываемо провести время с друзьями, отмечая какое-то знаменательное событие. В тоже время, надеемся, что организаторы «по нужде или призванию» – сотрудники компаний, перед которыми стоит задача качественно организовать корпоративное мероприятие, – также найдут что-то полезное.
Итак, в топ затрат по организации мероприятия попали три «слона» мероприятий: 1. Время и место. 2. Угощения и напитки. 3. Свет и звук. Предлагаем остановиться на каждом поподробней.
1. Время и место
Где провести мероприятие? Это действительно первый вопрос, на который Вам предстоит ответить в начале подготовки. Корпоративные мероприятия в конференц-залах гостиниц, как правило, удовольствие не из дешевых. Да и уже изрядно надоели как сотрудникам, так и организаторам. Отметить день рождение в баре? Очень обыденно, да и еще требует немалого бюджета.
Какой же выход? Для корпоративных мероприятий обратите внимание на галереи или уточните возможность арендовать зал ресторана или кафе без обязательного заказа из меню. Чтобы не переплачивать, организуйте мероприятие утром или днем – в это время стоимость аренды наиболее низкая. Уточните у владельца помещения, в какой из дней стоимость аренды понравившейся площадки будет минимальная.
Для вечеринок попробуйте подыскать локацию, на которую Вы сможете заказать доставку или принести свои угощения и выпивку. В последнее время все более популярным становится аренда лофтов, залов антикафе, крыш или открытых террас.
Не ограничивайтесь стандартными решениями, перешерстите интернет в поисках наиболее подходящей площадки под Ваше мероприятие.
2. Угощения и напитки
Основную часть расходов в данном пункте возьмет на себя сервировка столов и обслуживание гостей. Поэтому тут нужно обратить внимание на два момента.
А нужно ли Вам организовывать посадочные места? Подумайте над возможностью провести мероприятие в стиле коктейльной вечеринки, сервируя только один стол – шведский (между прочим, в самой Швеции о котором ни слухом ни духом). И вместо полноценного застолья, вычурных напитков и изысканных вин отдайте предпочтению пиву, игристому вину и аппетитным закускам.
Есть ли возможность принести еду на площадку с собой или заказать услуги кейтеринговой компании? Такие компании – профессионалы в своем деле помогут подобрать меню в зависимости от типа мероприятия и количества участников. И за разумные деньги доставка еды, напитков и организация кухонных принадлежностей теперь будет их хлопотами. В таком случае, даже если есть необходимость покормить гостей, не обязательно проводить мероприятия в ресторане, а поэтому круг поиска локации расширяется. Поищите интересные, не заставленные мебелью пространства (такие как лофты, антикафе, арт-галереи или крыши домов). При самостоятельной организации питания, обратите внимание на оснащение помещения по кухонным вопросам: наличие холодильника, микроволновой печи, кухонных принадлежностей.
3. Музыкальное и техническое обеспечение
Если перед Вами стоит задача организовать музыкальное сопровождение, в первую очередь обратитесь к владельцу площадки. Необходимо понимать, оснащена ли локация необходимым оборудованием. Хорошее техническое оснащение упростит подготовку к мероприятию, поможет сэкономить деньги на аренде и доставке колонок, пульта, кабелей и прочего оборудования.
Хотя, если у Вас есть на примете ведущие свадеб или различных мероприятий, мы бы обратились к ним за помощью. Эти люди, как правило, знают где взять и как организоваться музыкальное сопровождение. Можно также просто поискать в интернете «аренда музыкального оборудования» – и Вы найдете десятки предложений.
2017-06-02
