Если готовите статусное мероприятие, то обязательно подумаете о месте его проведения. Для полного успеха деловой встречи размениваться на неприглядные залы не стоит. Если уж производить хорошее впечатление на партнеров, то во всем! Мы подскажем, как подобрать конференц-зал быстро и без лишних хлопот!
Ключевые моменты:
- Внешний вид и месторасположение зала для конференций
- Бюджет на аренду конференц-зала
- Технические возможности
- Дополнительные услуги конференц-залов
Аренда конференц-зала с нами не проблема
Внешний вид и месторасположение зала для конференций
Думаете, как выбрать зал для конференций?
Конференциям на серьезную тематику не стоит отходить от базового строгого стиля. Чистый, опрятный конференц-зал настроит гостей на правильный лад. Вы будете находиться в помещении несколько часов, а то и целый день, поэтому обратите внимание на дизайн. От него не должно веять «советскими мотивами». Сдержанный интерьер, но в тоже время оформленный со вкусом и шармом прибавит баллы мероприятию. Никаких кричащих красок, спокойные оттенки, чтобы ничего не отвлекало внимание гостей. Зал для конференций должен отражать формат ивента.
Для семинаров, тренингов, воркшопов мы предлагаем присмотреться к менее формальным пространствам. В свободной обстановке вы создадите доверительную, комфортную атмосферу. К тому же, информация воспринимается легче, когда чувствуешь себя «в своей тарелке». Хорошая идея – лофт. Многофункциональность лофтов позволяет без проблем организовать креативное событие на высоком уровне за небольшую цену.
Правильно рассчитайте посадочные места, чтобы избежать форс-мажоров. Если случайно к вам нагрянут нежданные гости, будьте готовы разместить их не в ущерб другим.
Один из главных критериев – месторасположение. Даже не смотрите на помещения, которые находятся за чертой города или в спальном районе. Это крайне неудобно, в особенности для приезжих. Центр города – самый оптимальный вариант. Приглашенные не будут чувствовать дискомфорт и трудности в поиске места проведения.
Бюджет на аренду конференц-зала
Как подобрать конференц-зал под свои финансовые возможности? Если у вас ограниченный бюджет, придется искать пути экономии. Мы подскажем, где снять зал для конференций за небольшие деньги. Не бегите за популярными конференц-сервисами. У них цены могут быть слегка завышенными.
Обратите внимание на интернет-платформы или поспрашивайте у коллег. Обязательно кто-то из знакомых занимался организацией подобного события и знает хорошее недорогое место.
Коворкинги предлагают широкий выбор конференц-залов по доступным ценам. Это всегда креативные, дружелюбные пространства. Их плюс заключается в том, что кофе-брейк, как правило уже входит в стоимость аренды. Вам предложат перекус в виде кофе и печенья.
Но, а если у вас большая компания, для которых бюджет не имеет значения, и вы готовы платить любые деньги за комфорт, проблем не возникнет с поисками.
Технические возможности
Подобрать конференц-зал, который бы отвечал всем пожеланиям не просто, но возможно! Во многом успех мероприятия зависит от технических возможностей локации. Вам понадобится оборудование для проекции видео и трансляции звука, оргтехника, система кондиционирования. Без этого сегодня никуда! Многие не проверяют качество Wi-Fi, в итоге получается накладка. Учтите горький опыт других и перепроверьте все на месте.
Если решили задействовать свое оборудование, то привезите его и установите за день до события. На локации всегда есть человек, который занимается техническими аспектами.
Иногда, в цену аренды уже включено основное оборудование, но за некоторые позиции, такие как проектор, флип-чарт, микрофон придется доплатить. Заранее уточняйте нюансы.
Дополнительные услуги конференц-залов
Как выбрать аренду конференц-зала, чтобы гости остались довольны? Так как конференция обычно затягивается на целый день, вам понадобятся дополнительные услуги в виде кейтеринга или кофе-брейка.
Если речь идет о маленьком перерыве, то можно установить стол с угощениями в основном зале или воспользоваться прилегающей комнатой для таких случаев, если она имеется. Но, если запланирован вечерний банкет или обед, придется поискать помещение с отдельным холлом или локацию-трансформер, где благодаря перегородкам, вам создадут лаундж-зону.
Арендодатели могут предложить помощь в подготовке банкета и предоставят прайс. Ознакомившись с ценами, решите, выгодно ли будет данное предложение или стоит поискать свою кейтеринговую компанию.
Если не хотите заморачиваться, договоритесь с ближайшим рестораном, кафе. В назначенное время стол будет сервирован, и вы продолжите общение в неформальной обстановке.
Иностранным и иногородним партнерам необходимо будет решить вопрос с размещением. Заблаговременно посмотрите, какие отели располагаются поблизости. Возможно, владельцы локации скоординирует вас по этому поводу.
Выбор конференц-зала будет удачным, если продумаете все нюансы.
2018-07-16
