Renty

Как оборудовать конференц-зал

конференц-зал

Единого сценария для оборудования конференц-зала не существует, потому как требования к локации у заказчиков разнятся в зависимости от формата мероприятия. Главное правило, которое мы рекомендуем выдержать – сформировать максимально комфортную обстановку для гостей и организаторов. Если вы только задумываетесь об открытии пространство или хотите усовершенствовать его, предлагаем пройтись по основным аспектам при оформлении конференц-зала. 

Какие бывают конференц-залы

Эра актовых залов канула в лету, на смену ей пришла эра ивент-площадок. С одной стороны, это дало возможность повысить качество организации события, с другой – усложнило выбор локации. Ведь сейчас конференц-зал можно найти и в БЦ, тренинговом-центре, в коворкинге и даже в отельно-ресторанном комплексе. Исходя из тематики запланированного события, вы с легкостью примите решение. Главное – четко понимать, какого эффекта вы ждете от мероприятия. Если это международная конференция, круглый стол, брифинг, ваш формат – деловой, современный зал в бизнес-центре или загородном комплексе. Для обучающих ивентов в свободном стиле советуем обратить внимание на креативные локации коворкингов, антикафе или лофт. 

Как правило, конференц-залы бывают двух типов:

  • малые – вместительность до 50 до 100 человек. 
  • большие – от 100 человек. 

В первом варианте – скромная площадь даст возможность создать уютную атмосферу, так сказать, “для своих”. Однако вы не сможете “разгуляться” с дополнительным сервисом (кейтерингом и кофе-брейком). 

Пример локации:

OneLoveCoffee- белоснежная локация в центре Киева

Современное арт-пространство на Подоле

Новый зал в тренинговом центре

Второй вариант – выгодный для масштабных событий тем, что пространство получится зонировать. Вы сможете разделить площадь на обособленные части для места под регистрацию, для основной презентации, фуршета и лаундж-зоны.

PMHUB — локация с универсальными тех.возможностями

UBI Conference Hall «FUSION»

Уникальный ивент-спейс Quoroom

Выбор конференц-зала относительно его наполненности

Основное, на что заказчик обращает внимание – мебель, освещение, техника. Сегодняшние реалии заставляют проверять также качество системы кондиционирования и вытяжки. 

  1. Мебель лучше выбирать спокойных, нейтральных тонов (бежевый, коричневый). Для плохо освещаемых помещений лучше будет закупить светлые столы и стулья. Это визуально будет расширять локацию и освежать ее. 
  1. Так как конференции затягиваются на целый день, то естественного света будет мало. К тому же при работе проектора окна придется затемнить. Качественное и правильно организованное освещение must be на локации. Еще один плюс – управление яркостью света.
  1. Не экономьте на техники. Люди от первого до последнего ряда должны хорошо слышать и видеть информацию. Здесь важно подумать, чтобы звук равномерно распределялся по площади, а изображение было видно издалека. Чем грамотней вы продумаете технические моменты, тем большей отдачи ждите от локации. 

Если к конференц-залу прилегают другие пространства или он находится, например, в здании ТРЦ, тогда нужно еще установить звукоизоляцию. Тогда ни вы, ни вам никто не помешает. 

Важно, чтобы на одной площадке можно было устроить разноплановое мероприятие. 

Сдавать почасово зал в аренду – прибыльное дело из-за постоянного спроса на универсальное места для проведения мастер-классов, тренингов, семинаров и конференций. Заказчиками выступают как частные лица, так и компании. Правильно обустроив пространство, вы сможете наполнить календарь бронирований дополнительными часами. Все, что нужно сделать – учесть особенности мероприятий.


Читайте также: