Хьюстон, приём! Локация отказывается возвратить авансовый платеж за не проведенное мероприятие. Кто прав, кто виноват? Давайте разбираться.
Что такое авансовый платеж и обязательный ли он
В правилах локаций нередко встречается один пункт, который смущает многих заказчиков и отворачивает от брони именно этого зала. Но почему? Авансовый платеж – это страховая сумма зала, если клиент откажется от пространства в последний момент. Каждому хочется чувствовать защищенность, в том числе и арендодателям. Особенно, в период карантинных ограничений, когда ивент- индустрия и так держится из последних сил.
Как правило, аванс составляет от 20% до 50% от стоимости всего помещения и вносится на этапе устного оформления сделки или подписания договора аренды. Таким образом вы даете понять о серьёзности намерений провести мероприятие, а владелец гарантирует, что время зарезервировано за компанией.
Например, Open Room устанавливают авансовый платеж, который закрепляет бронь за гостем. Цена же аренды, учитывая сегодняшние реалии, демократична – 500 грн/час. В эту стоимость входит помещение, пользование всей мебелью, базовым набором техникой, настольными играми и кухней. К тому же предоставляется скидка 10% при аренде от 5 часов. Если владелец оставит за вами зал на 7 часа, откажет другим желающим в аренде на сутки (24 часа), а вы не придете, локация понесет убытки. Именно поэтому аванс дает финансовую подстраховку локации, хотя и не обеспечивает полную безопасность.
Ивент отменен, а аванс не отдают. Что делать?
Ситуации бывают разные. К тому же старый-добрый форс-мажор не отменяли. Если вы просто передумали организовывать ивент, не ждите, что арендодатель будет счастлив вернуть деньги в ущерб бизнесу. Но, если произошло серьёзное происшествие, которое вынудило клиента отменить событие, – это другое дело. Лучшее средство в решении спорных вопросов – диалог. Говорите с владельцем, подтверждайте слова фактами (выписками из больницы, например). Все мы люди. Как правило, порядочные пространства входят в положение гостя.
Итак, что нужно сделать по пунктам:
- Свяжитесь с локацией и предупредите об отмене. Желательно за неделю или пару дней. Чем раньше вы сообщите, тем больше шансов, что арендодатель найдет замену и вернет деньги;
- Попросите в дружеской форме вернуть платеж или его часть и объясните причину. Не грубите. Этим вы только настроите персонал против себя;
- Если менеджер отказал отдавать аванс из-за установленных правил, узнайте, как можно связаться непосредственно с владельцем, который в праве сделать исключение для вашего случая. Возможно, вам предложат написать на e-mail или подскажут прямой номер телефона.
Если возврат аванса невозможен, то есть другой путь: заморозьте ваш платеж и перенести бронь на другой день. Пусть это будет через несколько месяцев, но этот вариант сохранит деньги.
2020-10-11
