- Какова цель мероприятия?
- На какое количество гостей рассчитываете?
- Какой прогноз погоды?
- Каков Ваш бюджет?
- Планируете пригласить музыкантов или диджея?
- Есть ли возможность заказать кейтеринг или принести еду и выпивку с собой?
- Насколько удобно добираться до локации?
Собираетесь необычно провести день рождения или стоит задача организовать корпоративное мероприятие? Первый вопрос, который предстоит решить, найти подходящую площадку. Удачно подобранная локация повлияет на общее впечатление от мероприятия, будь то частная вечеринка, конференция либо бизнес-встреча. При этом, стоимость аренды помещения будет в пятерке наиболее значительных. Поэтому цена неправильного выбора высока.
Мы обратились к профессиональным организаторам мероприятий, чтобы уточнить, какие именно факторы влияют на выбор подходящей площадки. Полученную информацию мы трансформировали в 7 якорных вопросов, ответив на которые, даже новичок-организатор не прогадаете с местом проведения мероприятия.
1. Какова цель мероприятия?
Вечеринка с друзьями либо закрытая встреч для ключевых партнеров компании? В зависимости от этого, уточните, готова ли выбранная площадка провести именно Ваше мероприятие. Интерьер и инфраструктура должны дополнять видение организатора. Особенности того или иного помещения смогут сделать проведение мероприятия максимально комфортным или наоборот, добавить лишних хлопот. Чёткое понимание цели и ожиданий от мероприятия – важнейший момент подготовки и выбора площадки. А помещение со своей уникальной фишкой задаст темп и настрой событию в целом.
2. На какое количество гостей рассчитываете?
Соответствие размера площадки количеству гостей очень сильно зависит от формата мероприятия. Планируете ли Вы сервировать столы и готовить посадочные места или лучшим выбором будет формат свободного размещения? В любом случае, комфортная вместимость площадки зависит от внутреннего интерьера, наличия посадочных мест, мебели. Рекомендуем использовать золотое правило: на менее 2 кв.м пространства для одного гостя.
Не менее 2 метров квадратныхпространства на одного гостя
3. Какой прогноз погоды?
Корпоративные мероприятия в конференц-залах отелей или дни рождения в переполненных барах уже изрядно поднаскучили. Но и такие обыденные мероприятия могут засиять яркими красками, если сделать одну простую вещь – выбрать необычную, уникальную локацию. Обратите внимание на летние террасы, крыши домов или открытые площадки на берегу водоемов. Если погода позволяет, нет смысла томиться в закрытых скучных помещениях. Проверьте прогноз погоды и переведите свое внимание на поиск площадки, которая произведет впечатление на гостей любого мероприятия.
4. Каков Ваш бюджет?
Как правило, около 30-35% бюджета мероприятия уходит на аренду площадки. Поэтому очень важно выбрать оптимальное помещение по площади и месторасположению. Обратите внимание на минимальное время аренды. Возможно, оптимально будет снять помещение всего на пару часов, а не платить за целый день. Но не забудьте учесть время на подготовку и сборы.
Обязательно уточняйте все возможные доплаты, такие как администратор на площадке, обслуживание официантами или уборку. И не забывайте, что, как правило, аренда в выходные и праздничные дни обходится дороже. Продумайте вариант организации мероприятия в будний день.
Для мероприятий, где главным является питание, кафе, бары, рестораны могут предоставить зал в использование при минимальном заказе еды и напитков на человека. В таком, случае Вы сэкономите на плате за аренду зала.
5. Планируете пригласить музыкантов или диджея?
Хорошее техническое оснащение локации упростит подготовку к мероприятию, поможет сэкономить деньги на аренде и доставке колонок, пульта, кабелей и прочего оборудования. И уж точно сэкономит ваше время и нервы на поиски необходимой техники. Также важно уточнить о каких-либо ограничениях по шуму и времени проведения мероприятия. Вряд ли Вы захотите остаться без музыкального сопровождения после 11 вечера, как этого требует закон о уровне шума в жилых помещениях.
6. Есть ли возможность заказать кейтеринг или принести еду и выпивку с собой?
Обратите внимание на оснащение площадки по кухонным вопросам. Наличие холодильника, микроволновой печи, кухонных принадлежностей – очень важный аспект, если вы планируете подготовить угощения своими силами.
Еще одна опция – заказать кейтиринговую компанию. Профессионалы в своем деле помогут подобрать меню в зависимости от типа мероприятия и количества участников. Для дней рождений и других вечеринок оптимальный вариант — это, так называемые, party sets: холодное пиво, горячая пицца и хрустящие снеки дополнят атмосферу праздника и избавит вас от лишних хлопот.
Хотим напомнить, что некоторые локации, такие как бары или площадки у ресторанов, требует минимального заказа по кухне и бару. При этом цена за аренду зала уже будет включена в ценник на еду. В любом случае, питание — это тот момент, о котором обязательно нужно позаботиться заранее.
7. Насколько удобно добираться до локации?
Наличие безопасной парковки, отдаленность от метро, район расположения площадки –- это первое с чем столкнуться Ваши гости. Поэтому этот вопрос нужно продумать, осознавая нюансы города. Если время проведение мероприятие попадает на час-пик, выбирайте зал вдали от перегруженных дорог и городской суеты. Хорошим тоном является подготовка короткой выдержки об расположении площадки и наиболее удобного способа добраться до нее.
Хорошим тоном является подготовка короткойвыдержки по особенности расположения площадкии наиболее удобного способа добраться до нее
Площадка, расположение, оснащение и угощения — это секрет успеха любимого мероприятия вне зависимости от программы. Конечно же, человек красит место, но именно потому что человек его выбирает.
2017-06-05
