Как правильно организовать конференцию?

• Формат мероприятия и место проведения
• Бюджет
• Командная работа
• Основная часть и подача информации
• Репетиция

Как правильно организовать конференцию? Провести идеальное мероприятие “без сучка без задоринки” практически невозможно. Каждый, кто сталкивался с подготовкой к деловому ивенту не понаслышке знает, сколько деталей нужно предусмотреть. Зачастую стоит непосильная задача: организовать все на высшем уровне и за небольшой бюджет. Миссия – не простая! Чтобы облегчить дилемму, мы подготовили план действий и советы по организации конференции. Если готовы, поехали.

Формат мероприятия и место проведения

Формат мероприятия должен способствовать достижению поставленной цели. Несмотря на вид деятельности компании: IT-технологии, финансы, промышленность или индустрия красоты, конференция – ответственное событие, требующее внимания и скрупулезности со стороны организаторов. Чтобы не потерпеть провала первое, о чем необходимо задуматься – место проведения.

Если тема для обсуждения серьезная и не терпит неформальной обстановки, придерживайтесь стандартного строгого стиля. Вам помогут залы в бизнес центрах. Даже не смотрите в сторону неприглядных советских помещений в старых и потертых офисных зданиях, потому как общее впечатление – важно. Вспомните первую часть народной мудрости: “Встречают по одежке”. В случае с выбором конференц-зала, эта фраза актуальна.

Готовя конференцию на свободную тему и желая донести мысль в дружеской обстановке, присмотритесь к локациям в стиле лофт или залам в коворкингах. Гости не только получат дозу полезной информации, но и в расслабленной атмосфере наладят деловые связи с новыми партнерами.

Не упускайте из виду такие детали, как: наличие в зале дополнительного персонала, гардероба, достаточного количества санузлов.

Советы:

1. Учитывайте количество участников. Приглашенные не должны чувствовать себя стесненно, поэтому проследите, чтобы никто не остался без места. Разумная идея – предусмотреть дополнительные стулья для нежданных гостей.
2. Организация питания. Если планируется кофе-брейк или мини-фуршет, подумайте о наличии отдельного холла с вытяжкой, чтобы запах еды не проник в основное помещение.
3. Техническое оборудование. Любая техника должна работать с первой попытки. Микрофоны, колонки, проекторы, телевизор, ноутбук – все это не должно вас подвести в ответственную минуту.

Бюджет

Составьте бюджет ивента, исходя из возможностей компании. В него, как правило, входят: аренда конференц-зала, техническое оборудование, если зал не оснащен всем необходимым, кейтеринг или кофе-брейк, услуги персонала и резервная сумма для непредвиденных ситуаций. Если ожидаете деловых заграничных/иногородних партнеров, придется вписать еще и расходы на транспорт и отель. Экономить на репутации компании – не лучшая идея. Но, если вы ограничены в деньгах, попробуйте выкрутиться с помощью лофта. Лофт – это не только универсальные пространства, но и еще относительно не дорогие.

Советы:

1. Чек-лист. Сделайте список тех вещей, без которых 100% мероприятие невозможно: конференц-зал, техника, персонал. Просчитайте стоимость.
2. Заказ питания. Если конференция рассчитана на пару часов, возможно, вам не понадобятся кейтеринговые услуги. А это еще одна вещь, на которой можно сэкономить. 
3. Дополнительные средства. Всех нюансов предусмотреть не получится, как не крути. Поэтому у вас должны быть запасные деньги “на всякий пожарный случай”.

Командная работа

Создайте команду. Одному не под силу уследить за всеми нюансами, поэтому три-четыре человека не помещают. Создайте общий чат, где вы сможете формировать задания и следить за их исполнением. Очень важно подобрать правильных людей, которые бы с полуслова понимали что к чему. Не ленитесь перепроверять, на первый взгляд, простые задачи. Именно в мелочах кроется подвох.

Советы:

1. Время на подготовку. Формировать команду и распределять задачи лучше начать за два месяца, чтобы быть уверенным в успехе “операции”.
2. Мессенджеры. Пользуйтесь корпоративными мессенджерами. Это поможет быстро и во время обмениваться информацией в любом месте и в любое время. 
3. Сроки.У каждого участника должны быть сроки выполнения задачи, чтобы каждый понимал свой объем работы и время, необходимое на выполнение.
   
   

Основная часть и подача информации

Разделите конференцию на несколько блоков, чтобы разбавить общую подачу информации графиками, таблицами с наглядными примерами по теме. Для этого не забудьте о наличии проектора, флип-чарта. Старайтесь не затягивать ивент скучными докладами. Учтите, конференции не ограничивается выступлением спикеров. Немаловажным аспектом является и культурно-развлекательная программа. Разрядить атмосферу можно, организовав перерывы с показом фотографий, тематических роликов, розыгрышей. Юмористическое настроение придаст определенной динамики мероприятию. Не упускайте из виду также такие детали, как наличие в зале дополнительного персонала, гардероба, достаточного количества санузлов.

Советы:

1. Делайте интересные перерывы. Чем живее будет мероприятие, тем ярче и будут воспоминания и общее впечатления.
2. Взаимодействие с публикой. Отходите от стандартного формата конференции: один выступает – все слушают. Пытайтесь задействовать участников к обсуждению вопросов. Для этого вам понадобятся дополнительные микрофоны в зале.
3. Назначьте ответственного по залу. Ивенту не обойтись без человека “на подхвате”, который бы смог сориентировать гостей по всем интересующим вопросам. К тому же, модератор может заполнять паузы между выступлениями и в перерывах между докладами.

Репетиция

Как организовать конференцию? Финальная проверка будет не лишней, чтобы убедиться в полной готовности к мероприятию. Проверьте, знают ли спикеры и гости, как добраться к месту проведения ивента, работает ли техническое оборудование, готовы ли угощения для фуршета.

И напоследок:

Проводить конференцию лучше в середине недели (среда или четверг). Понедельник – начала рабочей недели, все еще только “раскачиваются” после выходных, а в пятницу многие мыслями уже на даче. Не стоит планировать мероприятие в праздничные дни или в преддверии их.

Надеюсь, мы ответили на вопрос, как провести конференцию на высшем уровне. Не бойтесь ошибиться или стратить, все получится, если подойти к процессу креативно и со всей ответственностью.