Продумать детали, предвидеть форс-мажоры и когда все идет вверх дном, оставаться невозмутимым и пытаться спасти ситуацию до последнего. В числе стрессовых профессий должность ивент-менеджер занимает лидирующую позиций. Несмотря на это, профессия гуру по организационным вопросам в тренде, а количество мероприятий возросло вдвое за последний год. Причины популярности:
- желание получить опыт в определенной сфере;
- дополнительное развитие в узкой, профессиональной сфере;
- поиск деловых связей;
- стремление сменить род деятельности.
Тематика ивентов разная: искусство, обучающие семинары/тренинги, научные конференции, творческие мастер-классы.
Каждое мероприятие, несмотря на размах и тематику, начинается с тщательной подготовки. Чтобы ни один шуруп не подвел в механизме, следует заранее продумать детали.
Правило №1. Не такой как все
Слиться с массой – не ваш случай. Не стоит недооценивать человеческие возможности. Сложно удивить требовательную аудиторию, поведавшую десятки мелких и масштабных событий. Но, когда борьба идет не за жизнь, а за репутацию компанию, приходится включать резервные скрытые таланты и начинать создавать WOW эффект. Вдохновение хитрая штука, которой свойственно исчезать в неподходящие минуты. Но черпать креативные идеи можно из социальных сетей, книг по маркетинку, экспириенсу предшественников. У каждого индивидуальный рецепт.
Правило №2 Улыбка решает все и даже больше
Негласный этикет ивентера гласит: улыбка – залог победы, даже если работа катится в пропасть. Спокойный и сдержанный вид должен говорить, что все идет по плану, независимо от форс-мажоров. Заставьте присутствующих думать, что куча мусора посреди сцены – часть антуража, который прекрасно вписывается в общую обстановку. Организатор не только продумывает детали, работает над комфортом гостей, но и задает настрой событию.
Правило №3 План “Б”
Редкие случаи при подготовке, когда земля не уходит из под ног. Как правило, каждое мероприятие сопровождается стрессовыми ситуациями. Чтобы выйти из передряги сухим, стоит заранее очертить запасной вариант действия. Например, сделайте список кейтеринговых компаний с контактами и рейтингом. Если за день до ивента служба откажется по каким-то причинам выполнить договорные обязательства, у вас будет надежная организация для подстраховки.
Правило №4 Будьте в курсе нюансов
Ивент-менеджер – человек, который знает все о мероприятии. Это “универсальный солдат”, готовый ответить на вопросы, начиная от количества приглашенных, заканчивая расположением ближайшего отеля или ресторана для ужина. В крошечных недочетах кроется “вся соль”, поэтому из-за невнимательности или лени трехмесячный труд может “пойти коту под хвост”.
Правило №5 Экономьте время
Времени никогда не бывает много, поэтому тратить его впустую – глупая затея. Современные технологии помогают облегчить работу и перенести ее в автоматический режим. Например, отыскать подходящую локацию для конференции или бизнес-вечеринки можно с помощью онлайн-сервисов по аренде. Процесс занимает 5 минут, в то время, как знакомство с каждым залом по отдельности в “живую” отнимает значительно больше времени.
Правило №6 Знакомства – ключ, который открывает любые двери
Стеснительность давно должна быть оставлена за школьной партой, ведь в мире, где каждый пытается ухватить кусок пожирнее, только проактивные выходят вперед. Одна из основных целей мероприятий – завести нужные и долгосрочные контакты. Общение – важный инструмент ведения бизнеса, им нужно уметь пользоваться. Стандартный набор менеджера: ручка, блокнот (приложение для заметок в телефоне), визитка.
Ивентеры – своего рода дизайнеры, которые из отдельных частей создают уникальную картинку. Мир не стоит на месте, требуя ежедневного совершенствования навыков и умений.
2019-05-09
