Каждый раз, подыскивая помещения для какого-то мероприятия, организатор проходит все семь кругов ада. Начинается все с запроса в гугл, телефонных звонков, часовых обсуждений, а затем личного просмотра площадки. В итоге усилия могут быть напрасными – лакшери локация при личном посещении оказывается “пустышкой” с отредактированными фотографиями. Не промахнуться в выборе еще сложнее, когда нет возможности лично убедиться в качестве помещения. Командировка в другой город или праздник за границей – иногда ситуации ставят в тупик и вынуждают подстраиваться под реалии. Мы попытаемся составить план действий, чтобы минимизировать риски знакомства с недобросовестным арендодателем и залом.
Как выбрать зал и не ошибиться?
Главными критериями выбора помещения остаются:
- Месторасположение;
- Вместительность;
- Цена-качество;
- Возможные варианты рассадки;
- Интерьер и атмосфера;
- Техническое оснащение;
- Наличие зоны для кейтеринга и отдыха;
- Дополнительные опции.
Если один из пунктов не отвечает требованию заказчика – не беда. Главное понять, чем можно пожертвовать, например, центром города, в пользу качества помещения и его наполненности.
Помните! Локация должна дополнять ивент. Казалось бы, что такого сложного собрать на одной территории определенное количество людей и устроить запоминающееся событие. Ведь вполне презентабельное пространство может справиться с задачей без проблем. Однако, чтобы тематическое мероприятие прошло “без сучка, без задоринки”, необходимо предусмотреть массу нюансов.
Бывают ситуации, когда организатор не находится в городе проведения мероприятия и возможности воочию познакомиться с площадкой нет. Есть несколько способов, как арендовать зал “вслепую” и не ошибиться.
Вариант 1. Изучить фотографии и информацию в Интернете
В поиске необходимого мы обращаемся сразу к сети. Покупки в Интернете стали простыми и обыденными действиями, которые не вызывают опасения. Также, как и бронирование отеля через Booking или заказ такси через Uber, аренда помещения онлайн – безопасная услуга. Главное, знать проверенный портал, который предоставляет правдивую информацию. Как и во всех случаях, есть определенный процент риска, когда информация “приукрашена”, а фотографии отфотошоплены. Тогда на помощь приходят отзывы. Неправдивые комментарии имеют место быть. Но вычислить их не сложно. Как правило, всегда чувствуется “рука фейкового писаки”: излишние хвалебные тирады, текст полностью стилистически и грамматически правильный. Если подряд идет несколько похожих отзывов, смело уходите на другой сайт. С другой стороны, если информация написана обычным языком, с выраженными эмоциями (благодарности или гнева), скорее всего вы попали туту, куда надо.
Плюсы: быстрый способ найти пространство.
Минусы: высокие шансы столкнуться с непорядочным арендодателем.
Советы: Не торопитесь делать 100% предоплату. Если арендодатель настаивает на оплате для того, чтобы забронировать за вами время, вносите только часть денег от общей суммы. В случае, если по факту окажется, что локация не подходит, ваш бюджет будет ранен, но не смертельно.
Вариант 2. Связь по скайпу
Скайп – это полезный чат не только для переписки, но и для организации видео-встречи. Если вы хотите познакомиться с локацией предварительно, попросите арендодателя выйти на связь в заранее оговоренное время и показать вам зал. Разглядеть все мелочи вы не сможете, но общую картину увидете. Как правило, современные ивент-площадки клиентоориентированы и готовы прийти на помощь при любых обстоятельствах. Высокая конкуренция дает о себе знать.
Плюсы: Предварительное знакомство с локацией – заказчик знает, чего ожидать.
Минусы: Качество связи зачастую “хромает”, поэтому иногда необходимо набраться терпения, чтобы выдержать видеозвонок.
Совет: Прежде чем связываться с пространством, поищите информацию о владельце в интернете, например, многие локации ведут страницы в ФБ. Также у многих есть отзывы в гугл. Такие отзывы не возможно подделать или удалить (в случае негативного комментария). Вы сможете получить реальную оценку.
Вариант 3. Попросить коллегу или знакомого посетить зал вместо вас.
Теория о том, что все люди знакомы друг с другом через 5 рукопожатий может сыграть на пользу. Поспрашивайте у друзей, нет ли у них друзей в городе, где планируется ивент. Если есть – бинго! Попросите их заглянуть на пару минут на локацию и оценить общую картину.
Плюсы: Вы получаете правдивую оценку помещения без навязчивого мнения арендодателя.
Минусы: Вы не можете точно быть уверенным в эстетическом вкусе человека, который будет смотреть локацию. Придется поверить ему на слово.
Совет: Напишите список вопросов, которые необходимо уточнить в зале, и список вещей, которые требуют проверки. Например, наличие колонок, проектора и их качество. Впечатление одного человека может не совпадать с вашим, но по крайней мере, вы получите независимое мнение.
Вариант 4. Сделать заказ в ресторане или кафе.
Подходящий вариант, если планируется деловая встреча, бизнес-завтрак, переговоры или даже корпоратив. Рестораны – отличное место для проведения формальных и неформальных встреч. Риски быть обманутым – минимальны. К тому же предварительной оплаты за бронь столика заведение не берет. Если же намечается банкет, то другое дело. С технической стороны также вы остаетесь в выигрыше. В достойных заведениях есть профессиональное оборудование. Например, популярные столичные заведения предлагают гостям широкий спектр услуг от организации небольшого события до проведения закрытого ивента. В наличии необходимая техника, разнообразное меню и приятная атмосфера.
Плюсы: 99% уверенность в локации.
Минусы: Если это не закрытое мероприятие, в зале будут находиться другие гости.
Совет: Выбирайте известное заведение с проверенной репутацией. Не стоит останавливаться на локациях, ведь никогда не знаешь, где попадешь в просак.
Помните, что задача арендодателя – выгодно продать локацию, а ваша цель – получить идеальное помещение. Поэтому “не ведитесь” на первое-встречное предложение. Сравнивайте и выбирайте лучшее на RENTY!
2019-11-11
