Праздник и расходы идут рука об руку. Особенно ощущается их взаимосвязь в период корпоративов. Порадовать сотрудников бывает не просто и не дешево. И уже на первом этапе планирования праздника можно сломать голову над организационными моментами. RENTY раскроет секрет успеха бюджетных мероприятий. Постараемся указать на возможные недочеты и предложить решения.
5 провальных ошибок при планировании бюджета
- Не учитывать мелкие расходы. Экономия на спичках не оправдывала себя. Рано или поздно придется наверстывать упущенное. Это приведет к тому, что вы вылезете за рамки согласованного лимита. Лучше оставить запас на “пожарный случай”, чем планировать бюджет впритык.
- Распределять затраты неравномерно. Не увеличивайте бюджет в одном блоке корпоратива, когда второй – до боли урезан. Придерживайтесь золотой середины.
- Игнорировать список растрат. Следует регулярно сводить дебет с кредитом, чтобы точно знать, куда потрачены средства. Таким образом будет легко сделать отчет как для себя, так и для руководства.
- Не прислушиваться к желаниям участников. Корпоратив – нестандартное мероприятие. Здесь важна атмосфера и дружеский настрой среди гостей. Поэтому концепция праздника должна быть оправдана и понятна. Не приглашайте команду в пафосное заведение, если люди горят желанием провести активно отдых где-нибудь в боулинге. Ну и что, что банкет – это дорого и красиво. Зато боулинг – ярко и весело!
- Оставлять дела на потом. Несмотря на то, что большой город – большие возможности, в высокий сезон ивент-индустрия нарасхват. Например, если арендовать локацию для вечеринки за месяц до назначенной даты, можно смело рассчитывать на скидку или бонусы в виде дополнительного часа. Но стоит только упустить время, как вы не найдете даже захудалого лофта по приемлемой цене.
Что предусмотреть в организации корпоратива
Подготовительная работа начинается за 2-3 месяца до корпоратива. Это оптимальное время, чтобы предвидеть промахи, которые возникают на пути и успеть перестраховаться, если что-то пойдет не так.
Цель корпоратива
Один из основных пунктов, от которого придется плясать. Ведь от формата праздника зависит размер бюджета и поиски подходящей площадки. Можно остановиться на камерном событии, творческом корпоративном мастер-классе, банкете, квесте, кино.
Подготовка к корпоративу
Существует два сценария: 1 – организация своими руками; 2 – привлечение агентств. В принципе, если в команде есть креативная личность, можно возложить процесс на его плечи. Но при условии, что у вас небольшая нетребовательная команда. Если же планируется грандиозное событие, без профессионалов не обойтись.
Аренда локации
Аренда зала забирает на себя большую часть бюджета. Чтобы не прогадать с локацией, учитывайте:
- Вместительность зала. В период пандемии выдерживайте правило 1,5 метра на одного человека.
- Стиль. Активный тимбилдинг и классический нуждаются в совершенно разных локациях. Первому будет комфортно в загородном комплексе или ивент-холле. Второму – в ресторане или кафе. Сегодня на пике популярности лофт. Он настолько многофункционален, что даст шанс реализовать любую поставленную задачу.
- Техническое оснащение. Проверяйте заранее наличие необходимого технического оборудования. Неприятно, если в последнюю минуты придется искать аудиосистему для того, чтобы устроить танцы.
- Дополнительные услуги. Будет здорово, если у арендодателя получится дозаказать кейтеринг и ведущего, например. Вы сможете оформить все опции без лишних проблем на месте.
Развлечения
Корпоратив, как правило, затягивается от 5 до 12 часов. А это время люди должны быть чем-то заняты. Неплохо будет продумать развлечения, которые разбавят фуршет: шоу-программа, мастер-класс, выступления, конкурсы.
Как оптимизировать траты на корпоратив
- Не разменивайтесь на ненужные развлечения. Речь идет об опциях, без которых корпоратив может легко обойтись. Это касается фотозоны или фотографа. И хотя многие не представляют праздник без фотографий на стенде с брендом, но это не столь важно, как заказ хорошей локации.
- Делайте ставку на правильный вид питания. Банкет всегда дороже, чем фуршет. Выгода составляет до 40% из-за отсутствия обслуживающего персонала, сервировки столов, декора.
- Бронируйте оптимальную дату праздника. Предпраздничные даты грозят увеличению расходов вдвое, а то и втрое. Можно передвинуть дату корпоратива на неделю вперед, чтобы не попасть под жаркое повышение цен.
- Пользуйтесь бонусами. Если ищите лофт, то смотрите на те, которые дают скидки при аренде от нескольких часов (например, при аренде от 5 часов скидка 10%). Если же это заведение, то лучше поискать без пробкового сбора.
2020-10-21
