Электронная почта медленно, но уверенно сдает позиции, как основной канал коммуникации в деловом общении. Ее постоянно заменяют онлайн-чаты в популярных мессенджерах: Telegram, WhatsApp, Viber и Facebook. Почему? Ответ банально прост::
- это удобно и практично;
- есть возможность быстро получать ответ на вопросы, которые нуждаются в скорой реакции;
- “легкий” формат общения, без деловых словесных клише.
Например, работа с локациями в RENTY на 90% переведена в чаты, что значительно упрощает связь с арендодателями и дает шанс чувствовать обеим сторонам тесное участие в жизни друг друга.
Однако, вы ошибаетесь, если думаете, что переведя коммуникацию в Telegram, можно смело топтаться по нормах делового этикета. И дело даже не в границах приличия (хотя и с ними нужно считаться), а в банальном риске пустить дело под откос, игнорируя правила. Итак, даем 8 дельных рекомендаций:
# 1 – скорость реакции
Мессенджеры предполагают оперативное реагирование на сообщение, чем почта. Если вы в данный момент заняты, лучше не молчать. А предупредить, что вы вернетесь с ответом позже. Хуже, если сообщение будет прочитано, но оставлено без обратной связи. Это раздражает.
#2 – время сообщения
Уведомления на мессенджерах, как правило, всегда включены. Поэтому не стоит писать человеку рано утром или поздно вечером. В противном случае адресант прочитает сообщение и решит ответить в рабочее время. А затем по стандартной схеме забудет это сделать. Кто виноват, кто прав?
#3 – следите за темой
Короткие фразы, идущие друг за дружкой, оставьте для друзей. Берите за привычку формулировать короткое, но содержательное послание.
#4 – тегайте собеседника
При обращении к конкретному человеку пользуйтесь тегами, чтобы собеседник не пропустил сообщение. В общем потоке месседжей, сложно понять, кому адресован вопрос.
#5 – один мессенджер
Если начали переписку в WhatsApp, не переходите параллельно на Telegram. Прыгая по приложениям, можно здорово запутаться.
#6 – цитируйте
Выбирайте сообщение, на которое отвечаете. Так легче отыскать суть переписки.
#7 – нет аудиосообщениям
Считается дурным тоном посылать голосовые сообщения в текстовой переписке. Опцию стоит использовать только в личке. Прежде, чем отослать аудиосообщение уточните, будет ли удобно его прослушать.
#8 – как быть с текстовыми файлами?
Не отправляйте важные файлы без предупреждения. Возможно, их попросят отправить на email. Телефон не самый комфортный инструмент для работы с текстом.
В ходе переписки, как правило, устанавливаются индивидуальные правила между участниками. Однако не лишним будет взять на заметку наши советы.
2021-03-29
