Будь то разговор с потенциальным клиентом или ежедневная “летучка” с коллективом, каждая встреча должна приносить пользу. Однако многие переговоры терпят фиаско от неправильной подготовки. Зря потерянное время – большая роскошь для бизнеса. Правильная организация поможет добиться положительного результата.
Определите цель встречи
Встреча должна нести определенную выгоду для вас. Если вы не знает, зачем собираетесь за столом переговоров, то есть ли смысл вообще за него садиться? За пару дней до начала собрания “накидайте” тезисы, которые будут отображать стремления. Следуйте плану в ходе диалога. Четко сформулированная цель не даст отойти от основной идеи встречи или свернуть не в ту сторону.
Установите предварительный тайминг
Можно часами переливать из пустого в порожнее, так и не прийдя к единому согласию. Затяжные заседания не только утомляют, но и зачастую становятся бессмысленными. В конце длительного обсуждения никто уже не помнит причину сборов.
Если это деловые переговоры с партнерами, не пытайтесь за одну встречу поставить точки над всеми вопросами. Во-первых, это априори не удаться сделать – в долгосрочном сотрудничестве проблемы решаются поэтапно. Во-вторых – пытаясь охватить все и сразу, вы увеличиваете риски упустить важные нюансы из виду.
Собираясь с сотрудниками для обсуждения проекта или подведения итогов, выделите на каждый отдел, например, по 15-20 минут для выступления. Времени хватит, чтобы изложить суть без лишней “воды”. По завершению дайте 20 минут на вопросы, которые обязательно возникнут в ходе события. Самые эффективные встречи не длятся более 40 минут.
Проверьте все ли готово к работе
Как правило, встречи проходят в переговорных комнатах. Такие места оборудованы техникой: проектором, телефоном, флип-чартом. Все необходимое есть и кажется, что переживать не о чем. Однако не редкие случаи, когда в процессе диалога оказывается, что презентация не открывается, флешка забыта на рабочем месте, а пароль от Wi-Fi никому не известен. Начинается суета, попытки исправить ситуацию. Сконцентрированное внимание рассеивается на посторонние действия. Вы теряете свое и чужое время на устранения недочетов.
Предупредите ответственных лиц
За пару дней до встречи предупредите людей, которые должны будут присутствовать на ней. Если переговоры не запланированы, дайте хотя бы 30 минут на подготовку. Не заставляйте людей выступать экспромтом, если не хотите “краснеть” за себя и за свою команду. Даже профи нужно собраться с мыслями.
Равноправие голоса и мысли
Пункт скорее всего важен для сбора внутри офиса. Организовывая встречу, на которой присутствуют люди с разными должностями, постарайтесь создать атмосферу равенства. Никто не должен бояться высказывать мысли, идеи или наработки вслух, ведь цель мероприятия – услышать друг друга. Не ставьте мнение начальника выше, мнения подменённого. Порой именно среднее звено из-за страха или неуверенности скрывает дальновидные концепции. Для того, чтобы разрядить обстановку и настроить сотрудников на дружеский лад, откройте ивент теплым вступлением. Произнесите яркую речь, которая убедит, что вы одна команда и от каждого зависит успех и процветания компании.
Экспериментируйте с форматом встречи
Еженедельный миттинг в душном конференц-зале или встреча в серой переговорке становятся еще одной рутиной, от которой хочется избавиться. Чтобы активизировать креативную и умственную активность нужен глоток свежего воздуха. Доказано, что смена привычных стен благоприятно сказывается на общем настрое. Попробуйте устроить команде вылазку на одну из столичных крыш, где первая часть будет посвящена рабочим моментам, а вторая – тимбилдингу. В то время как встречу с клиентом перенесите на уютную террасу в ресторане за углом. Каталог RENTY не перестает пополниться стильными и атмосферными локациями для любых формальных и неформальных перформансов.
С развитием диджитал офлайн встречи не утратили значимости. Личный контакт остается неизменным инструментом в достижении желаемого успеха. 5-10 минут переговоров тет-а-тет могут быть намного результативней десятков сообщений в slack или email.
2020-05-19
