Иногда бывает, что без вмешательства ивент-агентства не обойтись. Сколько бы сил не вкладывал в организацию мероприятия, профессиональный взгляд чувствуется издалека. Вслепую штудировать рынок опасно для бюджета и для ивента в целом. Риски напасть на недобросовестные услуги велики. RENTY подготовил гайд, который поможет не ошибиться с выбором компании.
Что входит в компетенцию ивент-агентства
Event-агентство – это специализированная компания, которая устраивает мероприятия по заказу клиента. По сути, заказчик полностью делегирует обязанности от составления концепции до реализации идеи. За это он и платит порой высокую цену. Если подробно, то в задачи ивент-агентства входит:
- разработка уникальной концепции;
- подбор шоу-программы, ведущего, музыкантов;
- поиск и аренда площадки. Ее декорирование;
- заказ кейтеринга;
- администрирования мероприятия (забота о гостях, контроль за персоналом);
- подготовка фото и видеоматериалов.
Полный перечень опция прописан в договоре. Ведь без этого документа сотрудничество невозможно. Уж слишком многое возлагается на агентство.
На выходе заказчик получает увлекательный, запоминающийся, креативный праздник, которые своими силами устроить было бы ох как не просто!
5 нехитрых правил при выборе ивент-агентства
Конечно, если агентство на слуху, о нем пишут СМИ и оно приложило руку к организации громких событий, то значит это настоящие профи. Но лишь горсть заказчиков готовы раскошелиться на таких гигантов ивент-индустрии с их заоблачным прайсом. Приходится искать “свежую кровь”. Небольшие агентства по творчеству ничем не уступают конкурентам, но при этом их ценник приятней, а отношение “человечней”. А вот как подобрать доступное ивент-агентства, мы и рассмотрим на примере 5 правил.
Сайт компании
Каждое уважающее себя ивент-агентство позаботится о том, чтобы клиент получил полную информацию об услугах через официальный сайт. Сегодня смело можно считать, что именно сайт является лицом компании. Ведь то, насколько ярко, аккуратно, доступно и интересно презентует компания себя в сети, говорит о ее собственном имидже. Если же сайта нет вообще, то будьте готовы работать с новичками. Возможно, ребята на вашем ивенте тренируются, а значит и промахи не исключены.
Активность event-агентства в соцсетях
Соцсети – отличный способ знакомства. Ставим плюсик, если компания ведет активную жизнь и делится этим со своими подписчиками. Проинспектировать нужно комментарии, отзывы от клиентов. Они помогут дать общую оценку клиентов, позволят понять, насколько агентство клиентоориентированно.
Открытость и дружелюбность команды
Отвечают вежливо на письма. Прислушиваются к пожеланиям. Всегда энергичны и инициативны. Если все это присутствует в коммуникации, значит вы сделали правильный выбор. В противном случае без зазора совести прощайтесь.
Комфорт сотрудничества
В хорошем агентстве для каждого проекта выделяется ответственный человек, через которого решаются проблемы. В итоге вы не бегаете с вопросами от одного сотрудника к другому. А общаетесь с персональным менеджером, который в курсе происходящего и всегда на подхвате.
Разноплановость команды ивент-агентства
Ивент-агенство – отлаженный механизм, который имеет своих “шестеренков”. Если на вашу просьбу предоставить смету, пожали плечами, ставьте сотрудничество на стоп. Агентство должно иметь наработанную базу подрядчиков и знать их прайс. Например, четко понимать цену аренды площадки, кафе или лофта. Ее отсутствие приведет к тому, что поиски необходимых дополнительных услуг затянутся на длительный срок, а качество будет не проверено.
Учитывая критерии, вы максимально обезопасите мероприятия. При выборе агентства ориентируйтесь на цели корпоративного события, собственные возможности и внутреннее чутье.
2020-12-09
