Сегодня ивенторы учатся “ходить заново”, ведь все, что было наработана годами ранее приходится трансформировать под реалии. Офлайн в спешке переезжает в онлайн и без ошибок в процессе не бывает. Предлагаем гайд по подготовке мероприятия в сети.
С чего начать?
Устроить живое событие гораздо хлопотней, чем онлайн, вед для успеха кроме качественной информации необходимо найти подходящую локацию, продумать кофе-брейк, логистику. Однако без тщательной, продуманной подготовки даже для экранных ивентов не обойтись.
Этап 1 – договориться со спикерами о дате и времени проведения
Выстроить продуктивный ивент без четкого тайминга нельзя. Темы выступления должны быть объедены общей идеей. Раскрывайте суть последовательно, без глобальных скачков от одного вопроса к другому. Важно, чтобы не было пауз между спикерами. Отведите каждому по пол часа для выступления и попросите не вылазить за рамки. Но не прекращайте следить за продуманным планом.
Проводить онлайн-ивент рекомендуется так же, как и офлайн, в менее “загруженные для мозга дни” – среду и четверг. Не выбирайте выходные или праздники, ведь даже на карантине у людей могут быть в эти дни более важные дела, чем вы.
Этап 2 – определитесь с платформой для трансляции события
Существует десяток разрекламированных платформ для проведения вебинаров (Mind, ZOOM, GoToMeeting, MyOwnConference и другие) Строгого правила выбора нет. Главное, чтоб платформа обладала высоким качеством видео, и была возможность подключить неограниченное количество участников. Понятный интерфейс также играет роль. Для того, чтобы участники виртуальной встречи задавали вопросы, позаботьтесь о наличии функции чата.
Этап 3 – подготовка анонса и презентации
За публику придется бороться руками и ногами, особенно платным событиям, потому как сеть кишит различными предложениями онлайн-ивентов. Чтобы не пасти задних, не скупитесь на анонсы в социальных сетях, включая тематические группы, страницы спикеров, телеграм каналы. Если позволяет бюджет, пользуйтесь услугами СМИ.
Без интересной презентации далеко не уедешь, поэтому посвятите не один день для составления грамотного контента. Большинство слушателей захотят получить файл с информацией после события, чтобы иметь настольный конспект на будущее. Вы даже можете установить дополнительную стоимость для таких участников. Подумайте о том, как организовать пакет материалов для продажи.
Этап 4 – “пре-пати” со спикерами
Каждое событие нуждается в прогоне. Рекомендуем не игнорировать этот этап и не надеяться на “а вдруг пронесет”. Тестовая прокачка должна показать готовность спикеров и качество аудио и видео. Опять же, если есть возможность, подключите IT-специалиста для технической поддержке в процессе трансляции. Это будет ваша подушка безопасности.
Этап 5 – место проведения
Домашний офис не должен мешать мероприятию. Крики детей, фоновые комментарии жильцов исключены. Если нет уединённого места для вебинара, подумайте об аренде кабинета или комфортной комнаты.
Немного советов не повредит
- Включите запись видео и убедитесь, что все четко работает;
- Не затягивайте ивент на целый день. Это утомляет. Если материала много, лучше разделить его на несколько встреч;.
- Перерывы обязательны! Разбейте ивент на блоки и после каждого устраивайте что-то вроде кофе-брейка;
- Будьте мега-позитивным, ведь вы задаете настрой мероприятию с первых минут;
- Просите реакцию слушателей. Даже если поднятых рук не видно, это не значит, что вопросов по ходу дела не возникло;
- Проведите e-mail рассылку, в которой попросите поделиться впечатлениями и расскажите о следующих запланированных мероприятиях.
Карантин провоцирует многие сферы деятельности переходить в режим онлайн. Отсюда такой всплеск количества доступного контента в интернете на любой вкус. Открытым вопросом остается уникальность и полезность информации. Однако, если вам есть что сказать, не молчите. Опыт и знания слишком ценны, чтобы оставлять их за кулисами.
2020-04-30
