Такі реалії українського HR-менеджера, що під час проведення заходу тепер потрібно не просто передбачати традиційні організаційні моменти, а й пристосуватися до нестабільного воєнного часу. Скільки б сил і грошей не було вкладено, піти івент не за планом може будь-якої секунди, тому завжди треба думати наперед.
Декілька корисних рекомендацій від нашого сервісу при підготовці до корпоративної події.
#1 – Не плануйте івент на далеке майбутнє
Якщо раніше на планування та реалізацію заходу закладали 2-3 місяці, то зараз ми рекомендуємо скоротити цей період до 1 місяця. Це не означає, що потрібно дотягувати до останнього дня із приготуванням. Майте чіткий план того, що ви хочете, і що для цього вам знадобиться. Продумайте:
- доречний формат заходу;
- цікаве місце проведення та його цінову політику. У запасі має бути 2-3 варіанти;
- додатковий сервіс та їх прайс.
Але не поспішайте оплачувати дорогу оренду та послуги, від яких через війну доведеться відмовитись. Уточніть інформацію заздалегідь, щоб скласти кошторис, погодити бюджет. А виходячи із ситуації вирішіть ближче до дати, чи безпечно проводити масовий захід.
Сфера івентів входить у становище замовників через війну. Обговоріть ризики та гарантії, які вам будуть надані. Наприклад, перенесення бронювання локації на іншу дату у разі загострення конфлікту або повернення (повне/часткове коштів).
#2 – Обирайте локацію із безперебійним світлом
Попри покращення ситуації в енергосистемі країни, будьте попереджувальною людиною. Блекаут у розпал свята — не найочікуваніша його частина. Багато столичних лофтів, коворкінгів, галерей та креативних просторів вже подбали про безперебійне світло. Раніше ми писали про те, де можна провести івент і не перейматися про відключення світла.
Однак генератор це добре. Але він не врятує, якщо ваша зала буде знаходитись на 18 поверсі — ліфти в будівлі все одно не працюватимуть. Відповідно, гостям потрібно буде дістатися на локацію пішки. Або, наприклад, без світла може не працювати опалення, вода. Це все потрібно враховувати під час оренди простору.
#3 — Подбайте про безпечне місце під час повітряної тривоги
Ви можете пошукати локацію, яка знаходиться у підвальному приміщенні чи на цокольному поверсі. Відразу скажемо, що таких пропозицій на ринку мало і вони не завжди підходять за місткістю. Тому важливо, щоб у будівлі, де проходитиме подія, було передбачено бомбосховище або був наявний паркінг, куди можна спуститися, якщо оголосять повітряну тривогу. Є сенс занести туди до початку заходу воду, перевірити наявність місць для сидіння.
#4 – Не затягуйте івент
Громадський транспорт може ходити не регулярно або з великим інтервалом, а служби таксі найчастіше бувають перевантажені чи не по кишені гостям. Початок заходу призначайте трохи раніше, ніж зазвичай, щоб залишився час у запасі, якщо свято затягнеться.
Продумати логістику: як комфортно доставити гостей, обладнання та їжу до місця заходу та назад до комендантської години.
#5 — Будьте у всеозброєнні
У організатора завжди має бути заряджений телефон зі зв’язком та інтернетом, повербанк, список учасників з їх контактами та підрядників. Не пускайте все на самоплив. Якщо через військові дії доведеться зупинити подію, ви повинні чітко знати, що робити та координувати людей.
2023-02-25
