Правильный выбор помещения для мероприятия

• Конференция
• Семинары/мастер-классы/воркшопы
• Праздник/вечеринка
• Фото-видеосъемки
• Советы по подбору помещения
• Как сэкономить на аренде

Выбор помещения для мероприятия не легкое дело. Каждый, кто хоть раз сталкивался с подготовкой, знает эту истину наизусть. Однако, маленькие хитрости облегчают процесс и помогают организовать незабываемый ивент.

Конференция

Казалось бы, что сложного в том, чтобы собрать людей и донести необходимую информацию. Однако, организаторы точно знают, что успех мероприятия зависит от многих факторов, в том числе и от локации. Конференц-холлы и залы в бизнес-центрах отлично справятся с поставленной задачей. Помещения в Киеве должны не только комфортно вмещать гостей, но и подчеркивать статус компании. Желая совместить деловую встречу и неформальное общение участников, делайте ставку на загородные локации или гостинично-ресторанные комплексы. В этом случае, заморачиваться над заказом отдельно кейтеринга и дополнительных развлечений не придется.

Семинары/мастер-классы/воркшопы

В погоне за новомодным дорогим залом можно упустить главное – атмосферу. Она решает многое при организации менее формальных мероприятий, как тренинги, семинары, воркшопы, мастер-классы. Лофт – обладает техническими ресурсами и креативной обстановкой, чтобы помочь в подготовке любого ивента.

Доказано: в спокойной и дружелюбной среде информация запоминается и усваивается лучше.

Праздник/вечеринка

Антикафе – отличное место для празднования яркого события. Формат заведения интересен тем, что отсутствует строгое правило заказа еды по меню. Клиент платит за время, проведенное на территории локации. Вкусняшки в виде печенья, шоколада, зефира и горячих напитков уже включены в стоимость. Достоинства антикафе в том, что за небольшие деньги можно закатить крутую вечеринку или устроить тихие дружеские посиделки с друзьями. Выбор места для праздника зависит от вкуса и финансового положения. Но помните, иногда и бюджетное место такое, как антикафе подарит больше эмоций, чем помпезный ресторан.  

Фото-видеосъемки

Фотостудии не всегда могут воплотить в жизнь задумки клиента из-за отсутствия антуража. Локации в стиле лофт набирают популярности среди любителей фотографии, потому как универсальность таких помещений позволяет реализовать различные идеи: свадебную, детскую, семейную фотосессии, лав стори.  

Советы по подбору помещения

Получить от мероприятия больше, чем галочку на календаре, помогут рекомендации, как выбрать помещение для события. Детали имеют значение, ведь иногда именно в мелких недочетах кроется все зло и причины провала.

• Наличие удобной транспортной развязки. Выбирайте центральные районы, чтобы каждый участник смог вовремя без проблем добраться к месту назначения. Загородные локации не всегда комфортны, особенно для иногородних гостей.
• Достаточное количество парковых мест. Позаботьтесь о наличии парковки рядом с локацией. Не вынуждайте водителей терять время в поисках парко-места. Совет будет уместен для масштабных событий, таких как корпоратив, конференция, юбилей или свадьба.
• Внешний вид зала. Недостатки свойственны всему, однако стоит свести их к минимуму. Первое впечатление важно даже при знакомстве с пространством для ивента. У светлого, атмосферного зала шансов покорить сердце гостя больше, чем у неопрятного и несвежего помещения.
• Учитывайте количество гостей. Каждый участник перформанса должен чувствовать себя комфортно. Если запланирована вечеринка, позаботьтесь о танцполе, наличии кухни или отдельной зоны для фуршета.
• Техническое оснащение. В зависимости от формата ивента вам понадобится техника: проектор, микрофон, аудио/видео оборудование. Заранее проверьте ее исправность.
• Город проведения ивента. Киев богат на стильные залы. Однако, это не значит, что возможности локации Одессы, например, уступают столичным. Если не знаете с чего начать поиски, Харьков, Львов, Чернигов и другие города с радостью предложат залы в отелях и гостиничных комплексах для проведения конференций. Для праздников присмотритесь к антикафе, рестораны или кафе. По такой же схеме можно арендовать помещение для мероприятия в Днепре.
• Мыслите нестандартно. Отходите от стереотипных локаций. Идея провести конференцию на лайнере, а не в офисном здании, вечеринку – в лофте, вместо дома – намного эффектней.  
• Не позволяйте гостям скучать. Деловым мероприятиям советуем организовать кофе-брейк для того, чтобы присутствующие смогли познакомится друг с другом, зависти контакты. Сценарий праздника должен состоять не только из посиделок за столом, но и развлекательной программы в виде караоке, конкурсов, танцев или викторин.

Пользуясь рекомендациями, ивент обречен на успех и высокую оценку участников.

Как сэкономить на аренде

Как выбрать локацию для мероприятия за небольшой бюджет? Существует несколько секретов, с которыми мы сейчас поделимся:

1. Арендуйте зал за пару месяцев. Договориться о скидке с арендодателем легче, забронировав заблаговременно зал.

Золотое правило при аренде локации: чем раньше, тем лучше! Оптимальный срок бронирования зала – 3 месяца.

2. В предновогодний сезон цены значительно выше, чем в летне-осенний период. В теплые месяцы падает спрос и соответственно владельцы идут на уступки.

3. Займитесь оформлением локации самостоятельно без вмешательства агентств.

4. Как правило, в лофтах и залах в свободном стиле разрешается приносить еду с собой. А это сократит затраты на заказ кейтеринга.

Каждый организатор преследует индивидуальные цели, планируя очередной перформанс. Однако, объединяет всех одно – желание подготовить запоминающегося и креативное событие. Не жалейте сил и творчества! Как говорится, игра стоит свеч.